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人事档案管理是人事工作中的重要组成部分,也是人事管理工作中至关重要的基础工作。
人事档案管理的工作效率及工作质量将直接影响到单位或企业的人才队伍建设及事业。
在新形势的背景下,社会发展需求对人事档案管理工作标准提出了更高的要求。
我国现阶段的人事档案管理工作面临着重视程度不足、人才建设不足、信息化水平落后等主要问题,
尤其是社会的全面信息化及社会发展水平的提高,在为人事档案管理带来发展机遇的同时,也使人事档案管理工作面临着更加严峻的挑战。
鉴于此,本文的研究不仅对提高人事档案管理工作效率及工作质量具有理论意义,同时还对提高我国社会单位及组织发展水平具有现实意义。
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人事档案具有以下特点:人事档案具有真实性,人事档案是人生履历的准确记录,能够为个人评价和许多社会活动提供必要的依据,
具有法律效用,因此必须保障其真实性。
但是由于我国档案工作的不严密,人事档案造假的现象并不少见,这严重影响了社会公平,使人事档案工作广受社会质疑。
人事档案具有全面性人事档案对于一个社会人的记录,不只包括他的个人学习经历、工作经历和成长经历、政治生活等,
还包括其成长背景、家庭生活经历和思想政治表现,除此之外,还会涉及在这些活动过程当中,他人对个人的评价和鉴定,因此具有典型的全面性。
我们可以通过一个人的档案,建立对这个人的基本印象,可以说,人事档案是个人信息的数据库。
人事档案具有变动性人事档案一旦建立,并不是马上尘封、一成不变的,它会随着个人的成长经历不断添加新的内容。
在档案收集和整理工作当中,尽责的人事档案管理工作,应该尽量缩小个人经历变动和档案变动之间的“时间差”,
尽可能快地做好新材料的录入工作,防止变动过程中有所遗漏。
人事档案具有机密性人事档案记录个人的生平事迹,难免会有一些功过是非、奖惩任免是“不足为外人道”的,
这些历史事件成为个人的隐私,除非政治和组织需要,是不能向社会公开的。
人事档案的这种机密性,既禁止他人随意接触个人人事档案机密部分,也禁止档案记录者本人随意调取和查阅本人的档案,可以有效地保护个人隐私和信息安全。
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当前社会信息化进程不断加快,但我国人事档案还未全面普及信息化管理,档案管理人员缺乏信息化管理意识和先进的管理模式。
当前许多的人事档案管理依旧为没有改变传统的管理方式,没有跟随时代的进步运用现代化的信息技术,
导致管理效率迟迟未能提升,在管理的经济性和科学性上没有有效改善。
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造成这种情况的重要原因之一就是档案管理人员的信息化意识太薄弱,认为人事档案管理只是信息的收集和整理或者数据的记录,对实际工作没有太大意义和价值。
由于先进管理意识的缺乏导致管理模式没有得到有效改善,人事档案管理仅流于形式,管理的目的仅仅是资料的查找和登记以及资料的保存和信息咨询等,没有发挥人事档案管理的真正作用。
管理方法上使用的依然是手动检索,耗费人力物力和时间,效率极低。
部分高校已经尝试了使用档案管理的信息化建设,但是没有配置足够的硬件设施,还是难以脱离传统的管理模式,
无法达到信息资源的共享,检索不具有时效性,档案依旧以实体为主缺乏数字化建设,使得高校人事档案管理工作不能从根本上得到优化管理。
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近年来,随着我国信息技术的不断发展,信息技术在各行各业的应用更加广泛,新形势下要做人事档案管理工作离不开信息技术的应用。
信息技术的应用为行各业的发展提供了良好的技术支持,提高了各行各业的管理水平和工作效率。
对于单位或企业人事档案管理来说,新的时代背景下要提高人事档案管理效率和质量必须要求档案管理人员能够坚持与时俱进,
采用先进的信息网络技术,提高人事档案管理人员对信息的整合能力和管理能力,促进其更好的发展,为社会的稳定做出巨大的贡献。
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随着计算机信息技术和互联网的飞速发展,现如今的档案管理工作也必须与时俱进,充分适应现代信息化管理的新要求,
建立一个统一完善的人事档案信息数据库,利用高速发展的网络信息技术,实现人事档案管理的科学化和信息化,
节约工作时间,充分提高人事档案管理的效率。
因此要对现有的人事档案管理工作模式和工作方法进行改革,增加必要的投入,多多开发使用新技术新手段,
利用庞大的数据库功能实现对人事档案的记录、存储和分析,并且增强对于资源信息的分析能力,全面提高人事档案管理工作的管理水平和服务质量。
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当前大部分管理人员对人事档案管理的重视程度不足,大部分工作人员还未认识到企业的发展需要依靠人事档案管理。
因此,单位或企业并没有建立独立的人事档案管理部门,导致人事档案管理工作不够完善。
可以看出,领导部门对人事档案管理不够重视,工作过程中,相应的档案管理工作均是由其他业务工作人员兼职代理,在专业领域上存在严重的不足。
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人事档案管理工作的质量和效率依靠于工作人员的专业素质,其中包括工作人员对于人事档案管理业务技能的掌握,工作人员的工作激情以及工作人员的职业道德素质。
单位或企业人事档案管理中,单位或企业未制定有效的绩效激励制度,无法调动工作人员的工作积极性,影响了工作人员的工作效率。
而在人员配置方面,人事档案管理人员并非均是专业的人才。
不合理的岗位安排给单位或企业人事档案管理工作带来了极大的弊端,不利于单位或企业人事档案管理的长远发展。
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单位或企业人事档案管理信息化管理水平较低主要表现在以下几个方面:第一,人事档案管理人员的信息化信息不足,
对信息化建设和管理的投资力度较小,导致人事档案管理的信息技术建设不足,信息化基础建设有待完善;
第二,工作人员的信息化水平不够,不利于发展人事档案信息化管理;
第三,人事档案信息化管理未形成统一的标准和规范,导致人事档案信息化管理水平较低,单位或企业必须要加强对人事档案管理的重视,
认识到人事档案管理对于整合信息、维护患者的合法权益有着积极的意义,建立专门的人事档案管理部门,
制定相应的人事档案管理制度,并安排好专职人员负责工作,切实提高单位或企业人事档案管理的的管理水平和工作效率。
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由于传统观念中人们对人事档案管理的认识不足,导致许多人员对人事档案管理工作存在认识上的误区。
部分工作人员及领导人员均认为人事档案管理工作不需要做什么,只是帮纸质材料放进档案就行。
事实上这种思维是错误的,人事档案管理工作是单位或企业管理工作的重要组成部分,加上现在国家领导干部越来越对人事档案的收集、整理、时效及真实性的看重,其对人事档案是管理的要求也是越来越规范和严格。
所以加强对人事档案管理人员的素质和能力的提高能够有效提高单位或企业人事档案管理的工作质量和效益,为单位或企业提供了有效的、及时的信息数据。
因此,管理人员应该要重视对工作人员按专业、能力素质的提高,为工作人员提供更多的接受培训和能力提高的机会,切实提高工作人员的专业素质。
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现代社会的发展要求人事档案管理工作必须要实现现代化管理,以更加快速的工作效率服务于他人。
而如何提高人事档案管理的工作质量和效益,为需要进行档案归档和阅读的人员提供更加方便和有效的服务需要我们管理人员能够充分利用现代化信息技术,提高信息化管理水平和管理效益。
加大信息投入需要管理人员增加对信息化建设的资金和技术投入,完善信息化管理基础设备,更新信息技术硬件和软件,为人事档案信息化管理提供设备支持‘观。
人事档案信息化管理建设还需要管理人员能够根据实际情况制定有效的信息化管理规范和管理标准,
切实提高人事档案信息化管理水平,促进人事档案管理更好的发展。
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人事档案管理的主要问题有:管理人员对人事档案管理的重视程度不足,工作人员专业素质有待提高以及人事档案信息化管理水平较低。
要解决这些问题,加强人事档案管理需要强化管理人员的人事档案管理意识,提高人事档案工作人员的专业素质,
同时还需要加大信息投入,提高信息化管理水平。
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要充分保证人事档案管理上的真实和有效性,必须要加强对于原始数据搜集工作。
首要要完善人事档案材料,对于档案不符合规范、信息有遗漏或者是手续不全的情况,要在限期内做好补充工作,认真完善缺失材料的收集。
其次,对于人事档案管理的重要作用要进行广泛的宣传工作,引导大家积极配合档案管理工作,完善原始资料的收集工作,
营造一个良好的人事档案管理的氛围,不断拓宽信息收集的新渠道,严格把控信息的真实性,从而构建起一个合理高效的原始档案收集体系,为今后档案管理工作的实施打下坚实基础。
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通过以上分析就可以看出,在人事档案管理的过程中还存在许多问题,这些问题的存在将会严重影响人事档案管理的科学性,
不利于保证人事档案管理的科学开展,因此文中根据这些问题进行了仔细的分析,希望可以更好地促进人事档案管理工作的高效进行。
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